O planejamento é a principal função da administração e compreende a primeira etapa das funções do processo administrativo (PODC): Planejamento, organização, direção e controle. Nesta função determina-se antecipadamente o que se deve fazer e quais serão os planos utilizados para alcançar os objetivos que a empresa visa alcançar – a sua missão. Sendo assim, ela analisa alternativas e programa atividades racionais para o futuro com base na situação atual da organização.
Dentro dos atuais contextos organizacionais da administração, os níveis hierárquicos são uma importante forma de definição de escopo administrativo, definindo estrategicamente o administrador dentro da instituição. Existem três: o estratégico, o tático e o operacional. No topo da pirâmide está o planejamento estratégico, onde define-se as estratégias com foco no longo prazo da empresa. Este tipo de planejamento tem um visão forte em como preparar a organização para os desafios externos, dessa forma, estabelece aqui a missão, a visão e os valores. É o nível mais elevado da hierarquia, compreende presidentes, diretores e gestores que decidem os objetivos globais da empresa.
O planejamento tático é mais detalhado, focado no médio prazo e aborda cada unidade da empresa separadamente. Nesse nível estão inclusos os supervisores e gerentes responsáveis pela implementação das decisões estratégicas tomadas pelo nível acima. Nesse sentido, o plano tático tem por finalidade especificar de que modo o seu setor, processo ou projeto ajudará a alcançar os objetivos gerais da organização. Na base da pirâmide hierárquica, encontra-se o planejamento operacional, o qual especifica-se as atividades focando no curto prazo, abordando cada tarefa individualmente e preocupando-se com o alcance de metas bastante específicas. Como resultado, aqui formalizam-se os objetivos, procedimentos e executam-se as ações.
Planejamento estratégico
O estratégico é o mais relevante dentre os níveis de planejamento por que foca na análise da empresa como um todo. Aqui a visão, a missão e os valores da organização são estabelecidos e essas diretrizes irão atuar em todos os segmentos organizacionais. Por isso, estes objetivos devem ser claros, realistas e compreensíveis. Formular estratégias para direcionar e fortalecer o desempenho da organização em direção ao objetivo final faz-se necessário. Portanto, este planejamento compõem-se em fases de definição do negócio, diagnóstico de cenários, desenvolvimento estratégico e finalmente sua implementação, avaliação e controle.
Para definir o negócio faz-se necessário saber sua razão de existir (missão), para onde se quer chegar (visão) e seus princípios éticos (valores). Por consequência, essas definições dão um “norte” para todos os envolvidos na organização. A partir daí realiza-se o diagnóstico estratégico.
Diagnóstico estratégico (matriz swot)
O diagnóstico estratégico envolve uma análise racional dos pontos fortes e fracos da organização, bem como das oportunidades e ameaças do ambiente. Os pontos fortes e fracos referem-se ao ambiente interno da organização, aspectos que estão sob seu controle. Do mesmo modo, as oportunidades e ameaças surgem do ambiente externo, sobre os quais a organização tem pouca ou nenhuma influência.
Desse modo, resumem-se todos esses fatores de diagnóstico na matriz SWOT, uma ferramenta utilizada para analisar os cenários possíveis que a organização se encontra. Os resultados da análise do ambiente irão indicar quatro possíveis caminhos que a organização deve seguir: ao crescimento, se você for fraco mais tiver oportunidade; ao desenvolvimento, se você for forte e tiver oportunidade; à manutenção, se você tiver força e sob ameaça e à sobrevivência, se vc tiver fraco e sob ameaça.
Desenvolvimento estratégico
De acordo com o resultado da matriz SWOT formula-se a estratégia do planejamento estratégico. Assim, utiliza-se o método de formulação BSC (Balanced Scorecard) para trazer à realidade da organização objetivos e metas mensuráveis. Este método gira em torno de quatro perspectivas: Financeira, de Clientes, de Processos Internos e de Aprendizado e Crescimento.
- Cliente: Pós-venda e satisfação
- Financeiro: Faturamento
- Processos internos: Custo de produção e eficiência
- Aprendizado e crescimento: Capacitação e análise da dados
No primeiro momento do BSC define-se os objetivos de cada perspectiva, depois define-se indicadores que vão mensurar a eficiência desses objetivos e, por último, criam-se projetos e iniciativas que atuem para melhorar os indicadores e, assim, alcançar os objetivos. É preciso ter equilíbrio em todas as perspectivas de indicadores e objetivos para que a missão e visão da organização sejam atingidos.
