Administração é a atividade de planejar, organizar, dirigir e controlar recursos para atingir objetivos organizacionais. Uma organização é um grupo de pessoas que se unem de maneira organizada para atingir objetivos comuns. Dessa forma, precisamos entender o conceito de organização para depois colocar o administrador dentro desta representação.
Organização administrativa
Chiavenato diz que uma organização tem características formais e informais dentro da sua estrutura. No aspecto formal da organização há uma divisão racional do trabalho e integração de seus departamentos. Além disso, existe um regimento interno e a um organograma organizacional representa a distribuição de autoridade. Já no aspecto informal não há essa organização de tarefas, apenas relações e combinados entre pessoas, ou seja ela surge organicamente a partir das relações e interesses comuns. Uma organização classifica-se também quanto ao seu objetivo, sendo assim será pública, quando o interesse público tem finalidade na prestação de serviço ao coletivo sem finalidade de lucro; privada, quando o objetivo está na lucratividade; ou do terceiro setor, quando são empresas privadas que fornecem serviços à sociedade sem fins lucrativos.
Administrador
Um administrador garante que as atividades necessárias para alcançar resultados positivos sejam realizadas corretamente dentro de uma organização . Como seu papel está ligado à hierarquia organizacional ele pode atuar nos três níveis de planejamento. No nível operacional (ou técnico) atua como um supervisor dos funcionários responsáveis pela execução das tarefas. No nível tático (ou intermediário, mediador ou gerencial) converte decisões estratégicas em planos de ação para o nível operacional. Já no nível estratégico (ou institucional), a atenção está mais voltada para os aspectos externos da organização e tem a responsabilidade de tomar decisões que afetarão toda a empresa.
O desempenho na administração é então dependente de habilidades que os administradores devem possuir e dos papéis que assumem em função das contingências. Nesse sentido há três tipos de habilidades necessárias para que o administrador atue de maneira eficaz nas suas atividades. As habilidades operacionais estão relacionadas ao conhecimento especializado e à capacidade de realizar tarefas específicas. São mais proeminentes no nível operacional, onde o foco está na execução eficiente das atividades diárias. Na habilidade humana a capacidade de se comunicar, motivar e liderar pessoas é essencial. Dessa forma, no nível tático estas habilidades se destacam, pois facilitam o trabalho em equipe e ajudam a alinhar os esforços individuais com os objetivos da organização. Por fim, a habilidade conceitual envolve a capacidade de pensar estrategicamente e ver a organização como um todo. Ou seja, são cruciais no nível estratégico, onde as decisões têm um impacto amplo e de longo prazo.
Processo administrativo
A administração faz uma análise metódica e sistematizada de fatos e evidências experimentados na prática cotidiana da organização. Dessa forma, para se reduzir o nível de incerteza e possibilitar uma maior segurança quanto ao desempenho de uma empresa é necessário um conjunto de etapas que evitem a improvisação na prática da gestão empresarial. Chama-se estas etapas de funções do processo administrativo (PODC) e consistem em planejar, organizar, direcionar e controlar o percurso definido para se alcançar os objetivos propostos.
Funções do processo administrativo
O planejamento é a principal função da administração e determina antecipadamente o que se deve fazer e quais serão os planos utilizados para alcançar os objetivos que a empresa visa alcançar – a sua missão. Sendo assim, ela analisa as alternativas e programa atividades racionais para o futuro com base na situação atual da organização. Na função de organização há a divisão da força de trabalho e se designam atividades e recursos para a execução de cada tarefa. Dentro da organização as atividades se agrupam em órgãos e cargos e define-se uma autoridade responsável.
Tal autoridade fica responsável pela função de direção, na qual comunica, lidera, motiva e orienta as pessoas designadas para coordenar os esforços necessários para continuar com as atividades. Por fim, a função administrativa de controle visa definir padrões, monitorar e avaliar o desempenho de tudo que está sendo executado a fim de avaliar se ações corretivas são necessárias para manter todo o sistema funcionando.
Como o planejamento é a principal função da administração e compreende a primeira etapa das funções do processo administrativo (PODC) falaremos mais a respeito neste artigo.
